Produktbeschreibung

PaperPort 12 Professional - Software

Produktinformation

• Amazon-Verkaufsrang: #882 in Software
• Marke: Nuance
• Anzahl Disks: 1
• Plattformen: Windows Vista, Windows XP
• Format: CD-ROM
• Untertitel in: Deutsch
• Abmessungen: .42 Pfund

Features

• USA

Kundenrezensionen

Hilfreichste Kundenrezensionen

6 von 7 Kunden fanden die folgende Rezension hilfreich.
Einige Mängel oder doch nur eine Beta-Version ?
Von P. B. Kiel
Paperport 12 Pro ist eine auf den ersten Blick günstige Software zur Dokumentenverwaltung.

Aber warum nur auf den ersten Blick ? Ganz einfach:

Die Software hat leider einigen Schwachstellen, die ihre Funktionstüchtigkeit einschränkt.

Da ist an erster Stelle die Zwangsaktivierung bei Nuance zu nennen. Wie auch bei anderen Produkten dieses Softwareanbieters funktioniert die Aktivierung leider nicht zuverlässig, d.h. sie geht (jedenfalls unter WIN7) nach einiger Zeit verloren, mit der Folge, das die Software wieder neu aktiviert werden muss. Jetzt wird der eine oder andere denken: Na und? Aber so einfach ist das leider nicht. Befindet man sich gerade nicht im Netz (z.B. mit dem Notebook unterwegs), so ist die erneute Aktivierung bereits deshalb ausgeschlossen und das Programm läßt sich nicht ausführen. Aber damit noch nicht genug: Ist man dann wieder online, wird die Aktivierung vom Nuance Server abgelehnt ("Anzahl der Aktivierungen überschritten"). Man muss also die Hotline anrufen und eine neue Aktivierung anfordern. Das geht, ist aber zeitaufwendig und nervig, da man das Programm ja rechtmäßig erworben hat und deshalb auch uneingeschränkt nutzen will.

Leider funktioniert auch die Zusammenarbeit mit jedem Scanner nicht nahtlos und in meinem Fall mit einem aktuellen Brother MFC erst nach zweimaliger Neuinstallation des Gerätetreibers. Warum das so ist? Ich weiß es nicht, aber andere Programme kamen schon vorhr mit dem Scanner klar.

Was mich allerdings am meisten stört, ist dass die OCR Erkennung erst nach dem Scan in einem gesonderten Ablauf durchgeführt wird und zur Indizierung die "All in one search" ausgeführt werden muss. Das Ausführen dieses Programmmodules führte bei mir von Beginn an zu der Fehlermeldung: "Server ist ausgelastet" und danach konnte Paperport nicht mehr ausgeführt werden. Anrufe und mails mit der Hotline konnten das Problem nicht beseitigen. Selbst umfangreiche "Reparaturversuche" bis hin zur De- und Neuinstallation brachten bis heute keine Abhilfe, so dass ich die Dokumente nicht durchsuchen kann. Genau dieses ist ab eine grundlegende Eigenschaft einer Dokumentenverwaltung.

Warum dennoch 2 Sterne?

Paperport bietet für wenig Geld viele nützliche Ansätze zur Dokumentenverwaltung.

Leider habe ich den Eindruck, mit einer Betaversion zu arbeiten und das obgleich die Version 12 vorliegt.
Das mag auch daran liegen, dass Nuance sein Geld gerne mit UpGrades verdient, also jede kleine Programmänderung/-erweiterung gleich eine neue Versionsnummer bekommt und damit kostenpflichtig ist. Es besteht viel Nachbesserungsbedarf bevor man mit diesem Programm glücklich wird.

6 von 7 Kunden fanden die folgende Rezension hilfreich.
Gute Software für alle, die ihre Dokumente elektronisch archivieren wollen
Von Martin
Das Gesamtfazit vorneweg:
PaperPort 12 Professional ist ein verlässliches Werkzeug, um schnell Dokumente zu scannen, zu sortieren und wiederzufinden. Die einfache Benutzerführung erlaubt es auch dem Laien seine Dokumente platzsparend elektronisch zu archivieren. Für weitergehende Funktionen wie Suche, Texterkennung, Formularerstellung muss man jedoch das Programm und das Handbuch intensiv studieren und üben.
Vom Programmumfang hat PaperPort 12 für den reinen Privatanwender fast schon zu viele Funktionen und ist relativ teuer. Für einen Kleinbetrieb oder einen Verein ist die Software ideal.

Die Installation von PaperPort 12 Professional auf meinem PC (Win XP) klappte anstandslos. Mein altes Mulifunktionsgerät Canon Pixma M150 wurde als Scanner sofort erkannt. Ebenso wurden bereits auf der Festplatte vorhandene Dateien in verschiedensten Formaten erkannt und auf der Benutzeroberfläche angezeigt.

Die Benutzeroberfläche des Programms ist sehr übersichtlich gestaltet. In der oberen Leiste werden die Programmbefehle angezeigt, wobei sich je nach Bearbeitungsstand verschiedene Kontextmenues die jeweils relevanten Befehle aufrufen lassen.
An der linken Bildschirmseite wird die Ordnerstruktur des PC als Ordnerbaum übersichtlich präsentiert. Der Rest des Bildschirms gehört der Dokumentenanzeige. Die Dokumente können in verschiedenen Ansichten angeschaut werden. Besonders übersichtlich sind die Miniaturbilder, die es schon auf den ersten Blick ermöglichen, das Dokument zu erkennen.
Insgesamt lehnt sich die Programmstruktur schon stark an das neue Windows 7 an, dürfte also für jeden Windowsbenutzer leicht zu bedienen sein.

Man kann nun in der vorhandenen Ordnerstruktur eine beliebige Zahl von Dokumentenordnern einrichten und diese farblich nach Themengebieten gestalten.
Der eigentliche Scanvorgang ist dann sehr einfach. Zielordner öffnen ' Dokument auf den Scanner ' SCAN NOW Taste am Bildschirm anklicken ' los geht's. Nachdem man das Dokument eingescannt hat öffnet sich ein Dialogfeld, in dem man den Verfasser des Dokumentes, Stichwörter zum Dokumenteninhalt und einen Dokumentennamen (beliebig lang) eingeben kann (und sollte). Dann wird das Dokument automatisch als pdf-Dokument in den gewünschten Ordner gestellt und kann durch Doppelklick aufgerufen und mittels des programmeigenen pdf-Viewers angeschaut und bearbeitet werden.

Für 90% der Privatanwender sind diese Funktionen völlig ausreichend, um die privaten Dokumente elektronisch zu archivieren. Wirklich schön ist, dass man beim Scannen und Speichern nicht mehr zwischen verschiedenen Menüs hin und her wechseln muss, sondern alles auf einem gut übersichtlichen Desktop abläuft. Wenn man jetzt noch einen schnellen Scanner mit Einzelblatteinzug hat, könnte man echt fix seinen Aktenschrank leeren.

Paperport 12 Professional kann natürlich noch mehr. Ich beschränke mich mal auf die Funktionen, die einen Privatanwender ggf. noch interessieren könnten:

- Gut gefallen hat mir die eingebaute Suchmaschine All-in-One-Search: Man kann über sie seine Dokumente für eine Volltext und Stichwortsuche indizieren. Diese Indizierung sollte man im Hintergrund laufen lassen, denn sie ist recht langsam. Die eigentliche Suche ist dann später jedoch einfach und schnell. Bei der Suche Suchbegriffe logisch miteinander verknüpft werden. Wer beim Einscannen prägnante Stichwörter als Suchbegriffe eingegeben hat, findet jedes Dokument schnellstens auf dem PC wieder.

- Der separat aufrufbare Bildbetrachter Image Viewer enthält Werkzeuge zum Bearbeiten von PDFs. Man kann z.B. auf einem Stadtplan ein Gebäude mit einem Pfeil markieren oder eine Rechnung mit 'Bezahlt' stempeln. Praktisch. Im Viewer lassen sich die Dokumente auch verbessern, also z.B. Flecken retuschieren, aufhellen etc.

- Alle Dokumente lassen sich per Drag & Drop zwischen den Ordner verschieben bzw. kopieren. Sehr einfach zu handhaben und zeitsparend.

- Man kann natürlich auch selbsterstellte Dokumente in pdf-Dateien umwandeln. Funktioniert unkompliziert mit einem Tastenklick genauso wie beim Standardprogramm von adobe. Erfreulich übrigens, dass man bei PaperPort wählen kann, ob man den programmintern PDF-Viewer als den PDF-Viewer von adobe benutzen will. So kann man einfach mit dem gewohnten Programm weiterarbeiten, wobei mir der Image Viewer von PaperPort 12 gut gefallen hat.

Daneben gibt's noch jede Menge Funktionen wie z.B. Formularerstellung, die ich nicht so eingehend getestet habe, um mir hier ein Urteil erlauben zu wollen. Hier wird die Programmbedienung auch komplizierter und man muss schon das Handbuch studieren und etwas Übung in den Grundstrukturen des Programms haben, um diese zu beherrschen. Dabei zeigt sich dann auch, wie ärgerlich es ist, dass das Handbuch auch nur als pdf-Dokument mitgeliefert wird. Es ist schon mühsam, in der laufenden Arbeit nicht gerade einen Blick in ein Papierbuch werfen zu können. manchmal hat die altmodische Art halt auch Vorteile.

Der reine Privatanwender wird so etwas aber auch nicht brauchen. Hier zeigt sich, dass PaperPort 12 Professional eigentlich eher ein Programm für einen Kleingewerbetreibenden ist. Auch ein Verein könnte hier seine Verwaltung prima erledigen. Der Privatanwender sollte sich also gut überlegen, ob er so eine Software tatsächlich braucht und bezahlen will. Für die in einem Privathaushalt anfallenden Dokumente reicht die beim Scannerkauf mitgelieferte Software in der Regel aus. Paper Port 12 Professional ist dann hilfreich, wenn man wirklich größere Mengen Papier in elektronische Akten umwandeln will und dann auch als solche nutzt. Dann ist die Software wirklich empfehlenswert und erleichtert das (Büro-)Leben erheblich.

Abschließend noch zwei Tipps: Nach dem Scannen nicht alle Papiere wegwerfen. Bestimmte Urkunden (z.B. Zeugnisse, Geburtsurkunden, Kaufverträge)sind nur im Original gültig. So ganz ohne Papier geht's also nicht. Und: Schaffen sie sich eine externe Festplatte an und kopieren sie regelmäßig ihre archivierten Dokumente dorthin. Wenn die Festplatte im PC mal kaputtgeht, stehen sie ohne Backup ziemlich dumm da.

6 von 7 Kunden fanden die folgende Rezension hilfreich.
Begrenzt empfehlenswert
Von Donar
Wer das Programm zum ersten Mal kauft, dem kann es mit 5 Sternen empfohlen werden.
Für alle, die es als Update auf die Vorversion kaufen, kann nur geraten werden zu prüfen, ob die geringen Verbesserungen sich wirklich lohnen.

Denn als Verwaltungsprogramm für Dokumente ist es fast konkurrenzlos - richtig einfach und übersichtlich zu verwenden. Und die Indexierung wird kaum beworben, ist aber sehr leistungsfähig.

Für ein Update sind dagegen nur die bessere Darstellung der Dokumente in der Bilderübersicht und die schnellere PDF-Anzeige interessant - jedenfalls von meinen Bedürfnissen her.

Ansonsten ist das Programm betriebssicher und mit etwas Einarbeitung gut einstellbar.